La preservación de la memoria: los archivos digitales llegan a las instituciones

Carlos Poleo

El galardón recientemente obtenido por la Fundación Villanueva abre una brecha hacia la conservación de archivos documentales en formato digital. Larissa Hernández y Kenyer Domínguez, líderes del proyecto, explican en qué consiste y cuáles son las ventajas de este nuevo modelo de preservación de la memoria histórica.

En la última entrega de los premios Lo Mejor de Punto Com (Premio otorgado en Venezuela a las páginas web), hubo algunas sorpresas. Los habituales asistentes a la cita anual que reconoce la excelencia, innovación y popularidad de los sitios web desarrollados en Venezuela, intercambiaron en distintas oportunidades miradas de asombro ante los nuevos rostros que subían a la tarima esa noche.

Una de estas sorpresas fue el galardón otorgado en la categoría Mejor Sitio Web de Artista Plástico a la Fundación Villanueva, institución dedicada a la preservación y difusión de la obra del arquitecto Carlos Raúl Villanueva (Ciudad Universitaria de Caracas, Reurbanización de El Silencio, Museo de Bellas Artes). En el mismo renglón también competían, entre otros, el sitio del fotógrafo Roberto Mata (robertomata.com) dedicado a la difusión del trabajo de sus alumnos del taller fotografía; y la Colección Cisneros (coleccióncisneros.org), con una página que muestra una de las colecciones de arte latinoamericano más importantes del mundo.

Del papel a la pantalla

Hace cinco años la Fundación Villanueva emprendió la tarea de digitalizar un archivo documental que incluye fotografías, planos, hemerografía, bibliografía y notas docentes del arquitecto venezolano, en un total aproximado de seis mil documentos.

El proyecto para un archivo documental digital, que siempre estuvo en mente de la familia del arquitecto, le fue presentado a Paulina Villanueva, directora de la institución, por Larissa Hernández, Comunicadora Social con postgrado en sistemas de información; secundada por el ingeniero Kenyer Domínguez y la arquitecto y diseñadora María Antonia Rodríguez.

La iniciativa, en este caso, no se centraba sólo en la conservación y preservación de los documentos originales, iba más allá: “Lo que pretendíamos era no sólo conservar el documento físico, la fotografía o el recorte de prensa, lo que queríamos era que de alguna manera pudiéramos tener el acceso inmediato a la información contenida en el, sin que fuese necesaria su manipulación” -explica Hernández- “y la única manera de poder hacer esto era poniéndolo en línea”. Hoy el sitio fundaciónvillanueva.org. cuenta entre sus usuarios al Museo de Arte Moderno de Nueva York (MOMA), el Museo Reina Sofía, la Fundación Alvar Aalto y la Fundación Vasarely, quienes han recurrido al archivo digital de la Fundación Villanueva en busca de información para sus investigaciones o arrendado sus imágenes para publicaciones editoriales y exposiciones.

Preservar o No preservar

Actualmente, la Fundación Villanueva cuenta con un archivo digital abierto al público al que es posible accesar a 1.043 documentos, 905 imágenes y 1.084 artículos de prensa, referidos a la vida y obra del arquitecto, y están por publicarse sus notas docentes, planos y dibujos.
Y es precisamente en este punto dónde comienzan los dilemas acerca de la seguridad. De acuerdo al ingeniero Kenyer Domínguez, existen tres aspectos fundamentales que deben considerarse al momento de colocar en línea un sistema de archivo digital como éste: “Uno es el acceso a la información, donde entran en juego elementos como la autenticación, manejo de passwords y protocolos de encriptamiento”. La metadata o información referencial de cada documento digitalizado, cuya finalidad es “suministrar una representación del documento que la defina de forma única, sin ambigüedades; permitiendo luego que sea identificada, localizada y accesada”. Y finalmente, el aspecto legal, el cual “debe ser manejado con mucho cuidado y sensibilidad ya que aún no están muy claras las normativas relacionadas a los documentos digitales”.

Hasta aquí, todo pareciera indicar que el desarrollo de sistemas de Archivos Digitales constituirá en breve tiempo una herramienta que archivos, bibliotecas y centros de documentación podrían estar implementando tanto para preservar documentos de forma física y digital, como para facilitar el acceso a la información a un mayor espectro de usuarios de una manera más expedita. En el 2005, entes como la Fundación Bigott y la Agencia Bolivariana de Noticias se mostraron interesados en la sistematización de sus archivos.

Sin embargo, todavía existe un punto álgido para algunas instituciones: el económico, el cual ha de garantizar el sostenimiento del proyecto a largo plazo. Y a esto Hernández concluye con una pregunta: “¿qué resulta más costoso, invertir en el desarrollo de un archivo digital cuyo cierto tipo de documentos podría ser comercializado generando ingresos adicionales, o mantener un sistema tradicional que no garantiza la preservación del documento físico y a cuya información pocos tienen acceso?”.

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